No primeiro semestre, as datas sazonais têm impulsionado significativamente a demanda no comércio, tanto físico quanto online. Esse aumento representa uma ótima oportunidade para os pequenos negócios alavancarem as vendas e ampliarem sua atuação no mercado. Para evitar problemas com o volume de pedidos, os microempreendedores devem se preparar com tempo hábil para organizar o processo de vendas, de gestão e de emissão de notas fiscais; nesse cenário, o uso de um sistema de gestão, ou ERP, se torna indispensável.
Com o crescimento das vendas, aumentam também as obrigações fiscais. Isso significa que, a cada produto vendido, a nota precisa ser emitida corretamente. “Não se trata apenas de cumprir uma exigência, mas de garantir a transparência e a profissionalização do negócio. Ao vender um produto, o microempreendedor deve poder comprovar que a transação foi realizada de maneira adequada, evitando problemas com o cliente e com a Receita Federal, que poderia questionar transações mal registradas”, explica Zoltan Schwab, executivo da vhsys, empresa de tecnologia especializada em soluções de gestão empresarial online.
Outro benefício importante de emitir as notas fiscais é a facilidade que elas proporcionam na organização financeira da empresa. Ao registrar as vendas oficialmente, o empresário obtém um controle mais preciso e detalhado da receita, permitindo um acompanhamento rigoroso do fluxo de caixa. É possível identificar períodos de maior ou menor faturamento, calcular impostos devidos com maior precisão e gerar relatórios financeiros que contribuem para decisões mais estratégicas.
A boa notícia é que um ERP pode automatizar e otimizar essas tarefas, facilitando a emissão automática de notas. Ao registrar as vendas, o sistema gera a nota fiscal instantaneamente, o que reduz o risco de problemas com a Receita Federal.
Em um e-commerce, por exemplo, ao realizar a compra, o ERP pode emitir e enviá-la ao cliente por e-mail com a confirmação do pedido. Isso acelera o processo de entrega, pois o empreendedor já tem todas as informações necessárias para preparar e enviar o produto.
Também é possível integrar o sistema TEF, ou Transferência Eletrônica de Fundos, ao ERP; ele é focado na concentração nas transações financeiras. O TEF permite oferecer diversas modalidades de pagamento e diferentes bandeiras de cartão de crédito na mesma “maquininha”. Nesse caso, as operações já ficam registradas no ERP da loja e são refletidas instantaneamente no controle financeiro do negócio. O sistema não substitui a nota fiscal, mas complementa a gestão, permitindo que as compras sejam processadas automaticamente e com segurança.
O TEF é compatível tanto com lojas físicas quanto com e-commerces, pois também é integrável com plataformas de pagamento online. Embora a nota fiscal continue obrigatória para documentar as vendas, o TEF auxilia no registro correto das transações financeiras, de acordo com as exigências fiscais, oferecendo mais segurança no processamento das vendas.
“Em períodos de grande movimentação, a preparação deve ser dobrada. Ao garantir a emissão correta das notas e usar o sistema para controlar as operações diárias, o microempreendedor aproveita o aumento de suas vendas e assegura que todo o processo transcorra sem contratempos fiscais”, finaliza Zoltan.
Sobre a vhsys
A vhsys é uma empresa de tecnologia especializada em soluções de gestão empresarial online, direcionadas para micro e pequenos negócios. No mercado desde 2011, a vhsys já ajudou a simplificar a gestão de milhares de empresas, com mais de 22 milhões de notas fiscais emitidas e R$ 60 bilhões movimentados, tudo por meio do sistema.
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MARIA DAS GRACAS SILVA DOS SANTOS
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